Auxiliar de Apoyo Operativo - Management Services

ANTECEDENTES Y PROPOSITO DE LA ASIGNACION:

El/la titular del puesto se desempeñará en la sub-oficina del PMA ubicada en Puerto Lempira, Gracias a Dios, Honduras y será supervisado/a directamente por el Oficial de Administración o designado, e informará al jefe de la sub-oficina de Puerto Lempira.

El propósito es ejecutar tareas administrativas y financieras de calidad, que faciliten el desarrollo de la operación en campo en forma eficiente y oportuna, asegurando el cumplimiento de las reglas y normas oficiales del PMA.

RESPONSABILIDADES:

El/la titular del puesto cumplirá con la responsabilidad de asistir en los procesos administrativos y financieros del PMA, asumiendo el compromiso de completar una gama de procesos y actividades que requieren de alguna interpretación de la norma, pautas o prácticas.

1. Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.

2. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.

3. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.

4. Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.

5. Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.

6. Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.

7. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.

8. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.

9. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.

RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS DEL PUESTO

1. Desarrollar procesos de compras de NFI menores de $5K requeridos para la asegurar la operación del PMA, incluyendo: la elaborando términos de referencia para la provisión de servicios o productos, preparación de cuadros comparativos, estimaciones presupuestarias, creación de órdenes de compra dentro del sistema corporativo y certificaciones de servicios, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.

2. Realizar el compromiso financiero dentro del período (SES/GRN) en el sistema corporativo del PMA para los siguientes servicios: combustible, rentas, energía eléctrica, internet, mantenimiento de vehículos y equipo de oficina, Courier, servicios de limpieza y seguridad, entre otros.

3. Hacer la verificación mensual de las facturas de los proveedores en el sistema corporativo ITS.

4. Manejar los contratos con proveedores de servicios del PMA en la zona velando por el cumplimiento de las condiciones y vigencia de estos para facilitar la operación de la sub-oficina, resolución de problemas, toma de decisiones y la gestión eficaz de los recursos.

5. Gestionar solicitudes de viaje nacionales terrestres, aéreos y fluviales a través del sistema corporativo de PMA, asegurando el cumplimiento de las regulaciones administrativas y de seguridad.

6. Gestionar mensualmente las exoneraciones fiscales de los servicios y productos de la operación según sea requerido, así como la respectiva liquidación.

7. Gestionar el mantenimiento de las instalaciones de la oficina, asegurando un ambiente ordenado, limpio y adecuado para el personal, enmarcado en las normas administrativas y de seguridad de PMA.

8. Manejar y controlar la flota y lanchas, velando por el adecuado uso, mantenimiento oportuno y resguardo, así como el cumplimiento de las normas oficiales.

9. Gestionar la recepción y envíos de documentos y paquetería por barco o vía aérea.

10. Gestionar control y manejo de inventarios de los activos asignados en la zona.

11. Manejar la caja chica y de adelantos operacionales si fuese requerido.

12. Brindar apoyo en aspectos administrativos para la organización de eventos y talleres cuando sea requerido.

13. Realizar cualquier otra función enmarcada al área de administración, que sea asignada por su supervisor inmediato.

CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA REQUERIDA:

Educación:

• Finalización del ciclo de educación secundaria. Se valorará la presentación de un certificado de educación postsecundaria en Administración o carreras afines.

Experiencia solicitada:

• Cinco años como mínimo de experiencia laboral demostrada en actividades administrativas.

Deseable (No excluyente):

• Conocimiento de políticas administrativas PMA.
• Experiencia de trabajo con Organismos Internacionales, Embajadas o Sistema ONU.

Habilidades:

• Trato profesional, cortés, discreto y prudente
• Manejo de computadora, internet, correo electrónico, teléfono celular y otras aplicaciones digitales.

Idiomas:

• Nivel C de idioma Español, un nivel B de idioma Inglés.