Auxiliar logístico

Marco Organizativo: 

El principal objetivo de las Oficinas de País de la FAO es ayudar a los gobiernos a desarrollar políticas, programas y proyectos para lograr la seguridad alimentaria y reducir el hambre y la desnutrición, desarrollar los sectores agrícola, pesquero y forestal, y utilizar sus recursos ambientales y naturales de manera sostenible. Por más de 40 años, la FAO ha brindado asistencia técnica y cooperación a Honduras implementando programas y proyectos que fortalecen las capacidades de los actores agrícolas para la gestión integral de recursos naturales, medidas de adaptación y mitigación frente al cambio climático, gestión de riesgos y resiliencia de los medios de vida, mejorando el estado nutricional de familias e impulsado el desarrollo rural territorial. El actual marco de Programación País (2023-2026) de la FAO con Honduras contempla tres pilares: 

1.   Transformación de Sistemas Agroalimentarios Sostenibles y Resilientes para la Seguridad Alimentaria y nutricional. 

2.   Sociedades rurales hacia una agricultura familiar sostenible e inclusiva 

3.   Recursos Naturales Sostenibles y resilientes, adaptación y mitigación al cambio climático

Líneas jerárquicas

El auxiliar estará bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Honduras y de la Representante Asistente de Administración AFAOR, en estrecha comunicación estrecha con el equipo de la Oficina Regional. 

Enfoque técnico

Conceptualizar, organizar y ejecutar evento de alto nivel en sus diferentes etapas (antes del evento, durante el evento y después del evento, según se detalla más adelante), así como diversos eventos complementarios, para diferentes audiencias, 

Tareas y responsabilidades 

Evento: 

• Elaborar el plan de desarrollo de los eventos y socializarlo con el equipo
• Preparar un diseño y montaje de los espacios para las estaciones (stands u otro), intercambio de experiencias y retroalimentación técnica previstos a desarrollar durante los eventos, (definir espacios acordados según cada temática).
• Apoyar en la logística de material audiovisual requerido para el evento
• Apoyar en la reservación de alojamiento, logística, equipamiento y transporte de los participantes
• Coordinar reuniones virtuales y presenciales para coordinar acciones, concretar y homologar el alcance de los productos y servicios a contratar.
• Mantener un control de uso y mantenimiento de salas
• Realizar la solicitud de servicios de “Catering” para meriendas, almuerzos y cafés para las reuniones establecidas.
• Preparar toda la documentación relativa al evento, incluyendo solicitudes, cotizaciones, autorizaciones y otras, previo a la solicitud de emisión de orden de compra a la unidad de adquisiciones.
• Será responsable de confirmar la participación de los funcionarios, representantes de instituciones y organizaciones invitados para el evento.
• Asegurar que se realicen todas las pruebas necesarias de los equipos antes del evento para verificar su correcto funcionamiento.
• Preparar documentación soporte para fines de pago.

Logística

• Coordinar la logística de transporte de las diferentes áreas/territorios/oficina. Deberá garantizar los desplazamientos internos necesarios durante su permanencia en la ciudad.
• Ingresar en el sistema de controles internos de la FAO la facturación y órdenes de compra de combustible y mantenimiento de vehículos.
• Realizar la gestión administrativa para ingreso viajes nacionales e internacionales (TAs y TEC) según corresponda y dar seguimiento al pago de DSA.
• Realizar la solicitud de compra de boletos nacionales e internacionales ante al área de compras.
• Completar formularios y documentos administrativos, y cualquier otro material según se requiera.
• Llevar a cabo cualesquiera otras funciones afines que se le asignen.

Productos:

• Plan de trabajo que detalle agenda y cronograma semanal.
• Reporte compras y pagos.
• Carpeta de evidencias por actividad (listas, fotos, minutas etc).
• Detalle de LTA y DSA gestionados.
• Matriz de control de requisiciones, tiempos de respuesta y documentación para pagos.
• Expedientes de eventos completos (cotizaciones, ordenes, actas, evidencias etc.)
• Cuadros comparativos y actas de recepción para compras menores.
• Reporte que contenga detalle de las actividades de prestación de apoyo logístico durante los meses de junio, julio agosto y septiembre.

Requisitos mínimos: 

• Título técnico, administración de empresas, logística o carreras afines 

• Experiencia laboral de al menos 3 años en acompañamiento y asistencia en procesos de organización, montaje y decoración de eventos con diversos públicos y en espacios abiertos

• Mínimo dos (2) años de experiencias en funciones de soporte de oficina.

• Uso adecuado de las aplicaciones de MS Office, y conocimiento del manejo de equipo de comunicación.

• Capacidad de organizar su trabajo y establecer prioridades, cumplir con los plazos que se le indiquen en la entrega de productos, enfoque sistemático para trabajar lo que garantiza la precisión y consistencia.

• Espíritu de cooperación, flexibilidad y apertura para trabajar en un entorno internacional es altamente deseable, la cortesía y un alto nivel de confiabilidad son atributos personales esenciales                   

• Conocimientos fundamentales de procesos de control interno.

• Experiencia en el debido proceso, procedimientos, seguimiento de adquisiciones y gestión de contratos.

• Manejo de paquetes computacionales: Word, Excel, PowerPoint, Internet, otros.

• Conocimientos básicos de gestiones gubernamentales especialmente relacionado a los procesos de compras.

• Habilidades de comunicación, tanto escrita como oral.

Competencias básicas de la FAO

• Orientación a resultados
• Trabajo en equipo
• Comunicación
• Creación de relaciones efectivas
• Intercambio de conocimientos y mejora continua