Consultoría de apoyo administrativo y adquisiciones

Términos de Referencia

Consultoría de apoyo administrativo y adquisiciones

Rare busca contratar una persona consultora para gestionar el seguimiento administrativo, de adquisiciones y logístico del equipo de Colón y de las actividades del proyecto BAF y otros proyectos asignados. La consultoría será responsable de la preparación, seguimiento y archivo de los procesos y expedientes asignados; no tendrá facultad para aprobar adquisiciones, autorizar pagos, certificar avances de obra ni aceptar técnicamente obras o servicios.

1. Información general

2. Objetivo de la consultoría

Gestionar el seguimiento integral de los procesos de adquisición asignados, desde la recepción de la solicitud hasta la entrega documentada, preparación de actas, solicitud de pago y cierre del expediente. La consultoría brindará apoyo en adquisiciones, coordinación logística, gestión documental y seguimiento administrativo de obras, conforme a los planes de trabajo, presupuestos, políticas de Rare y requisitos aplicables de donantes.

3. Alcance y responsabilidades

3.1 Apoyo a adquisiciones

• Recibir las solicitudes de compra aprobadas y verificar que cuenten con especificaciones, cantidades, justificación, presupuesto disponible y demás requisitos documentales antes de iniciar el proceso.

• Gestionar compras autorizadas de bienes, equipos, materiales y servicios para las actividades del equipo de Colón, el proyecto BAF y otros proyectos asignados.

• Recopilar especificaciones, cantidades, fechas de entrega y demás requisitos de las personas solicitantes; solicitar cotizaciones y preparar cuadros comparativos y expedientes para revisión.

• Preparar solicitudes de compra y documentación de respaldo; dar seguimiento a aprobaciones, órdenes de compra o contratos con el personal responsable.

• Dar seguimiento a pedidos, contratos y entregas hasta su conclusión; coordinar la recepción documentada con el equipo solicitante y reportar discrepancias, retrasos o entregas incompletas.

• Preparar y gestionar las actas de recepción, entrega, conformidad, devolución o cualquier otra acta requerida, con las firmas del personal autorizado, evidencias fotográficas y documentos de respaldo aplicables.

• Mantener cada expediente actualizado durante todas las etapas del proceso: solicitud, cotizaciones, cuadro comparativo, aprobaciones, orden de compra o contrato, entrega, acta, factura, solicitud de pago y cierre.

• Mantener actualizada la base de datos de proveedores locales y apoyar la recopilación de documentos de registro, evaluación y calificación requeridos por Rare.

3.2 Coordinación con proveedores y pagos

• Mantener comunicación profesional con proveedores y contratistas para dar seguimiento a precios, condiciones de pago, entregas y compromisos, dentro de la autoridad delegada y sujeto a las aprobaciones correspondientes.

• Recopilar información de registro de proveedores, facturas y soportes; verificar su integridad y consistencia con cotizaciones, órdenes de compra, contratos y evidencias de recepción o servicio.

• Preparar expedientes completos de solicitudes de pago y remitirlos para revisión, aprobación y procesamiento por las instancias autorizadas.

• Mantener una matriz de pagos pendientes, documentos faltantes y aprobaciones; comunicar el estado de los pagos a proveedores únicamente con información confirmada por Finanzas.

• Archivar las confirmaciones de pago proporcionadas por Finanzas y conciliar los registros administrativos. La autorización y desembolso de pagos corresponde exclusivamente al personal autorizado.

3.3 Seguimiento administrativo de obras e infraestructura

• Coordinar arreglos operativos con actores locales, contratistas, personal técnico designado y personal de Rare para visitas de campo, reuniones, acceso a sitios, entregas y otras actividades requeridas.

• Mantener una matriz de hitos, fechas, compromisos, acciones pendientes y riesgos; solicitar actualizaciones y escalar oportunamente retrasos o asuntos no resueltos.

• Organizar actas, registros de visitas, fotografías, comunicaciones, contratos, adendas aprobadas, cronogramas, informes técnicos, estimaciones de avance, facturas y otros soportes.

• Remitir los documentos técnicos a la persona profesional designada para validación antes de que una solicitud de pago relacionada continúe su trámite.

• Dar seguimiento a la recopilación de actas de finalización y entrega, documentos de aceptación, garantías y demás respaldos requeridos para el cierre administrativo.

La consultoría brinda seguimiento administrativo y logístico. Las inspecciones técnicas, certificación de avances o calidad, aprobación de cambios y aceptación técnica de obras son responsabilidad exclusiva del personal profesional y autorizado designado por Rare.

3.4 Hitos prioritarios de seguimiento

• Dar seguimiento a la instalación, mantenimiento y operatividad de boyas, así como a la contratación de locales o espacios requeridos para su elaboración, asegurando que los procesos cuenten con cotizaciones, aprobaciones, contratos u órdenes, evidencias de entrega y actas correspondientes.

• Dar seguimiento a la compra, recepción, entrega y registro del equipamiento destinado a los centros comunitarios, incluyendo el control de cantidades, especificaciones, proveedores, evidencias fotográficas y actas de entrega o recepción.

• Dar seguimiento administrativo a los perfiles de los Centros de Acopio en coordinación con el ingeniero a cargo: controlar versiones, cronogramas, reuniones, comentarios, documentos pendientes y entregables para revisión técnica y aprobación por las personas autorizadas.

• Dar seguimiento al perfil de Limón para las reparaciones del centro, coordinando la recopilación y organización de documentos, visitas, cotizaciones, comunicaciones, hitos, riesgos y acciones pendientes con el ingeniero responsable y las partes involucradas.

4. Productos entregables

5. Perfil requerido

• Formación universitaria o técnica en Administración de Empresas, Contaduría, Adquisiciones, Logística o carrera afín; se valorará formación complementaria en compras o gestión de proyectos.

• Experiencia relevante en soporte administrativo, adquisiciones, documentación de pagos a proveedores o logística de eventos. La experiencia con ONG, cooperación internacional o proyectos financiados por donantes será valorada.

• Conocimiento práctico de solicitudes de cotización, cuadros comparativos, expedientes de adquisición y respaldos para pagos.

• Experiencia de coordinación con proveedores, contratistas y actores locales. Se valorará experiencia administrativa en obras de infraestructura; no se requiere una calificación técnica de construcción.

• Capacidad para verificar precios, cantidades, facturas, soportes y consistencia de registros con alto nivel de exactitud.

• Manejo de Excel, Word, Outlook y herramientas de archivo y seguimiento digital.

• Organización, confidencialidad, comunicación, negociación y capacidad para escalar asuntos oportunamente.

6. Supervisión y límites de autoridad

La persona consultora reportará a gerente de operaciones y coordinará con la coordinación de Operaciones, personal técnico de Colón. No podrá aprobar procesos de adquisición, seleccionar proveedores, firmar contratos, autorizar o ejecutar pagos, aceptar entregas en nombre de Rare sin la confirmación del personal responsable, certificar avances de obra ni emitir aceptación técnica. Deberá escalar de inmediato potenciales conflictos de interés, documentación incompleta o desviaciones de los procedimientos de Rare.

7. Forma de pago

Los pagos se efectuarán contra la presentación y aprobación del informe mensual, las matrices de control actualizadas y los expedientes asignados. La persona consultora deberá presentar la documentación su recibo de honorarios y cumplir con sus obligaciones tributarias aplicables.

8. Condiciones de la consultoría

• Esta contratación no constituye una relación laboral. La persona consultora prestará sus servicios con autonomía técnica y conforme a los productos y plazos contractuales acordados.

• La persona consultora deberá cumplir con las políticas de Rare aplicables a adquisiciones, integridad financiera, prevención de fraude, conflicto de interés, conducta profesional, protección de datos, salvaguarda y requisitos de donantes.

• Todos los expedientes, matrices, registros y productos elaborados durante la consultoría serán propiedad de Rare y deberán entregarse al finalizar la relación contractual.

• Rare es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades y prohíbe la discriminación y el acoso por motivos de raza, color, género, religión, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, información genética, embarazo u otra condición protegida.

9. Documentación para postular

• Hoja de vida actualizada.

• Propuesta económica.

• Copia de identidad y documentación tributaria aplicable.

•  Dos referencias profesionales vinculadas con actividades similares.