Contratación de los servicios de Adquisición, Implementación y Puesta en Marcha de un Sistema Contable

Concurso AF- No. 003 2026

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Para contratación de los servicios de Adquisición, Implementación y Puesta en Marcha de un Sistema Contable para la Fundación Coacehl

Contenido

1. Introducción 2

2. Antecedentes 3

2.1. Objetivo General 3

3. Alcance del Servicio 4

3.1. Requisitos funcionales 5

3.2. Requisitos técnicos 6

3.3. Capacitación 6

4. Entregables 6

5. Plazos 7

6. Lugar de realización 7

7. Retenciones 7

8. Criterios de selección 7

9. Presentación De Ofertas 7

1. Introducción

La FUNDACIÓN COACEHL nació con el objetivo de transformar la formación profesional en diversas áreas, creando un espacio único de aprendizaje y crecimiento. Desde sus inicios, la FUNDACIÓN COACEHL se ha consolidado como una institución dedicada a ofrecer programas formativos que responden a las necesidades de los profesionales y personas interesadas en mejorar sus habilidades y competencias. 

Contamos con modernas instalaciones equipadas para ofrecer una experiencia integral a nuestros clientes. Además de los espacios diseñados específicamente para la formación, FUNDACIÓN COACEHL ofrece servicios de hospedaje, lo que permite a los participantes asistir a los programas sin preocuparse por la logística de alojamiento. Esto también facilita el intercambio de conocimientos y experiencias entre los asistentes, favoreciendo un ambiente propicio para el aprendizaje colaborativo. 

A lo largo de los años, hemos ido consolidando una oferta formativa y diversa que incluye talleres, cursos, diplomados y programas especializados, todo enfocado en el desarrollo de habilidades clave para enfrentar los retos del presente y del futuro. Nuestros programas abarcan áreas como liderazgo, tecnología, innovación, comunicación, entre otras, adaptándose a las demandas del mercado y de las personas que buscan una formación integral y actualizada. 

Nuestro principal objetivo es posicionarnos como un referente en la formación a nivel nacional, destacándonos por la calidad de nuestros programas, la metodología innovadora que utilizamos y la dedicación de nuestros instructores. FUNDACIÓN COACEHL aspira a ser un puente entre el conocimiento y las personas que buscan mejorar su perfil profesional, contribuyendo al desarrollo del país a través de la formación continua y de excelencia.

En línea con este compromiso institucional y con el objetivo de fortalecer los procesos de transparencia y control interno, la FUNDACIÓN COACEHL requiere contratar a una empresa proveedora de un sistema contable. En el presente documento se establecen los términos y condiciones aplicables a dicha contratación (en adelante, “el Proveedor”).

2. Antecedentes

La Fundación COACEHL, con el objetivo de fortalecer la gestión financiera y contable de la organización, requiere implementar un sistema contable integral que permita gestionar y controlar los recursos financieros de manera eficiente, transparente y en cumplimiento con la normativa fiscal vigente en Honduras. Asimismo, se busca que dicho sistema responda a los requerimientos de rendición de cuentas de donantes nacionales e internacionales, incorporando funcionalidades como contabilidad por proyectos y consolidada, generación de reportes financieros comparativos, realización de pagos electrónicos y la migración de información contable histórica proveniente del sistema Byte actualmente utilizado por la organización.

1. Objetivo General

Adquirir un sistema contable que permita:

1. Registro contable integral conforme a la Ley Fiscal de Honduras
2. Contabilidad por proyectos, centros de costos y consolidada
3. Generación de estados financieros comparativos por años
4. Elaboración de balanza de comprobación por proyecto y consolidada
5. Gestión de presupuestos por proyecto, ejecución presupuestaria y modificaciones
6. Control de inventarios de mobiliario y equipo, incluyendo depreciaciones
7. Conciliaciones bancarias automáticas
8. Facturación electrónica y manual
9. Control de cuentas por cobrar y pagar
10. Libro de ingresos y egresos
11. Gestión de planillas de salarios
12. Reportes financieros (Estados Financieros, Balanza de Comprobación, libro diario general, mayor auxiliar por cuenta contable por proyecto y consolidada) exportables a Excel y PDF
13. Pagos en línea integrados al sistema
14. Migración completa de datos desde sistema Byte
15. Almacenamiento seguro en la nube con acceso multiusuario

3. Alcance del Servicio

El sistema debe cubrir los siguientes módulos:

Contabilidad

• Libro diario y mayor.
• Generación automática de partidas de cierre contable al final del período fiscal, incluyendo el cierre de cuentas de ingresos y gastos, determinación del resultado del período, cierre por proyectos o centros de costos y generación automática de la partida de apertura del siguiente período.
• Estados financieros por proyecto y consolidados.
• Estados comparativos por años.
• Balanza de comprobación por proyecto y consolidada.
• Registro de cuentas auxiliares y centros de costo.

Presupuesto

• Registro de presupuestos por proyecto.
• Modificaciones presupuestarias autorizadas.
• Ejecución presupuestaria.
• Reportes comparativos por período.

Inventarios y activos

• Registro de mobiliario y equipo
• Cálculo automático de depreciaciones según normativa fiscal
• Reportes de inventario histórico

Bancos y caja

• Conciliaciones bancarias automáticas.
• Control de caja chica.
• Registro de ingresos y egresos.
• Libro de ingresos y egresos.

Facturación y cuentas

• Facturación electrónica y manual.
• Control de cuentas por cobrar y pagar.
• Alertas de vencimiento y gestión de pagos.
• Libro de Ventas exportable en Excel.

Nómina

• Planillas de salarios, beneficios y retenciones según normativa hondureña exportable en Excel.
• Reportes por empleado y centro de costos exportable en Excel.

Pagos en línea

• Transferencias electrónicas a proveedores y planillas.
• Flujo de autorización antes de ejecutar pagos.
• Registro automático en contabilidad y conciliaciones.

Reportes y análisis

• Reportes por proyecto, centro de costo y consolidado.
• Estados financieros comparativos por años.
• Balanza de comprobación por proyecto y consolidada.
• Ejecución presupuestaria y desviaciones.
• Exportación a Excel y PDF.

Migración de datos

• Importación completa desde sistema Byte
• Datos: plan de cuentas, movimientos contables, inventarios, activos, cuentas por cobrar/pagar, ingresos/egresos, presupuestos y estados financieros históricos
• Validación y conciliación de datos migrados
• Documentación del proceso de migración

1. Requisitos funcionales

2. Requisitos técnicos

• Plataforma en la nube con disponibilidad 24/7.
• Multiusuario y multirol.
• Copias de seguridad automáticas.
• Compatibilidad con Windows y navegadores modernos.
• Integración con Excel y PDF.

• Escalabilidad y soporte técnico mínimo 12 meses.

   

3. Capacitación

El proveedor debe incluir:

• Capacitación inicial para usuarios y administradores.
• Manuales de usuario en español.
• Capacitación en migración de datos y validación.
• Soporte técnico remoto y presencial inicial.

4. Entregables

• Sistema contable completo en la nube.
• Configuración de contabilidad por proyecto y consolidada.
• Estados financieros comparativos por años.
• Balanza de comprobación por proyecto y consolidada.
• Reportes de ejecución presupuestaria históricos.
• Módulo de pagos en línea integrado y funcional.
• Migración completa de datos desde sistema Byte, con validación y documentación.
• Capacitación al personal y manual de usuario.
• Soporte técnico mínimo 12 meses.
•  

5. Plazos

El plazo para la ejecución del servicio será de dos (2) meses contados a partir de la firma del contrato.

• Implementación y configuración inicial:  Un (1 ) mes.
• Capacitación: 2 semanas.
• Prueba piloto y ajustes: Un (1) mes.

6. Lugar de realización

La configuración, implementación  y capacitación se realizará en las oficinas de la Fundación Coacehl en Comayagua, Comayagua, km.2 carretera hacia aldea El Volcán, Atrás de Cementerio San Miguel Arcángel, edificio del Centro de Desarrollo y Formación de Economía Social (CEDEFOES), en el cual se encuentran todos los documentos de los justificantes, así como todos los bienes adquiridos.

7. Retenciones

A la Empresa Proveedora se le hará una retención equivalente al doce y medio por ciento (12.5%) sobre el monto del contrato en concepto de Impuesto Sobre la Renta sobre cada uno de los pagos parciales. No obstante, si la empresa está sujeta al régimen de pagos a cuenta, deberá presentar constancia vigente.

8. Criterios de selección

El proveedor deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Empresa legalmente constituida.
• Experiencia mínima de cinco (5) años en implementación de sistemas contables en general.
• Al menos tres (3) sistemas contables a ONGs similares fueron ejecutados.
• Equipo técnico especializado (analista, desarrollador/implementador, capacitador).
• Capacidad de brindar soporte local o remoto.
• Cumplimiento de normativa fiscal de Honduras.
• Capacidad de migración desde Byte.
• Funcionalidad completa de módulos contables, pagos en línea y reportes por proyectos.
• Referencias de clientes similares.

9. Presentación De Ofertas

La Propuesta deberá estar foliada y no deberá presentar escritos entre líneas ni sobre el texto mismo. La Propuesta de la Empresa Proveedora deberá presentarse en digital y solamente el adjudicatario deberá presentar la oferta en físico. La presentación de la oferta en digital será en una carpeta, rotulada con el  número, nombre del Concurso y la dirección donde se deben presentar las propuestas. 

Dentro de dicha carpeta deberá presentarse tres (3) sub carpetas que conforman la Propuesta así:

• Sub carpeta No.1 debe estar sellada y marcarse claramente en el centro como “DOCUMENTOS CAPACIDAD LEGAL”, contendrá los documentos solicitados.

• Sub carpeta No. 2 debe estar sellada y marcarse claramente en el centro como “OFERTA TÉCNICA”, contendrá los documentos de la Oferta Técnica.

• Sub carpeta No. 3 debe estar sellada y marcarse claramente en el centro como “OFERTA ECONÓMICA”, contendrá la Oferta Económica.

   

Las propuestas deberán hacerse llegar a más tardar a las 05:00 p.m. hora oficial de la República de Honduras al correo info@fundacioncoacehl.org  del día lunes 30 de marzo de 2026.

Parte Central:

Concurso AF No. 003 2026

Términos de Referencia para contratación de los servicios de Adquisición, Implementación y Puesta en Marcha de un Sistema Contable para la Fundación Coacehl

DOCUMENTOS CAPACIDAD LEGAL /OFERTA TÉCNICA / OFERTA ECONÓMICA

Atención: Oficinas de la Fundación Coacehl en Comayagua, Comayagua, km.2 carretera hacia aldea El volcán, Atrás de Cementerio San Miguel Arcángel, edificio del Centro de Desarrollo y Formación de Economía Social (CEDEFOES), teléfono: +504-8735-2085

Contenido De Las Ofertas

Sobre 1: Documentación legal 

1. Carta de presentación de la propuesta indicando además que ha examinado y aceptado los términos de referencia firmada por el/la representante legal de la Empresa Proveedora y dirigida a la Fundación Coacehl. La misma deberá especificar el período de validez de la oferta que como mínimo deberá ser 90 días contados a partir de la fecha límite para la presentación de ofertas, definida en la sección 13 (DNS)
2. Fotocopia del testimonio de la Escritura Pública de Constitución debidamente inscrito en el registro mercantil correspondiente y sus reformas si las hubiere. (DS)
3. Registro Tributario Nacional Numérico de la Empresa. (DS)
4. Fotocopia de los documentos personales del Representante Legal, como: tarjeta de identidad, solvencia municipal y RTN numérico por ambos lados, sí es extranjero, deberá acreditar su residencia en el país, con copia de sus documentos legales. (DS)
5. Fotocopia del permiso de operación vigente extendido por la Municipalidad del domicilio de la Empresa Proveedora.

Las siglas DS se refiere a Documento subsanable; las siglas DNS se refiera a Documento no subsanable.

Sobre 2: Oferta Técnica

1. Propuesta técnica global, ajustada a estos Términos de Referencia, con indicación de la metodología a utilizar. 
2. Plan de trabajo y cronograma detallado de actividades.
3. Listado y constancia de los contratos de servicios, según los criterios establecidos en la sección 12 de estos Términos de Referencia. 

Sobre 3: Oferta Económica

El precio ofertado por la Empresa Proveedora deberá cubrir de manera integral los servicios objeto de este concurso. Esto incluye, pero no se limita a, honorarios, desplazamientos a los lugares de prestación del servicio, materiales necesarios para la ejecución, así como el hospedaje de la página en la web o servidor y el mantenimiento técnico del sistema por un período mínimo de un año. Todos estos costos deberán estar claramente detallados en la oferta presentada.

Evaluación Y Selección De Ofertas

1. Capacidad Legal

Para la selección de la Empresa Proveedora a contratar, se examinarán las propuestas recibidas, procediendo, en primer lugar, a la verificación de la documentación legal solicitada, mediante el criterio “CUMPLE”, “NO CUMPLE”. 

2. Evaluación Técnica

Se determinará cuáles de las Empresas Proveedoras reúnen los requisitos y presentan una oferta técnica coincidente con lo requerido en los TdR. La evaluación técnica tiene una ponderación de 80% y para que la oferta presentada sea aceptada técnicamente, deberá obtener una calificación mínima del 60%. La oferta que no alcance el puntaje mínimo será descalificada del proceso. 

La evaluación técnica se hará en base a la tabla siguiente: 

*Los factores de evaluación que contienen la frase “al menos” implican que toda experiencia inferior al mínimo solicitado le corresponderán 0 puntos.

3. Evaluación Económica

En tercer lugar, se evaluará la propuesta económica. La oferta económica tiene una ponderación de 20%. Se asignará la máxima puntuación a la oferta de menor costo, al resto de las propuestas se puntuará de la siguiente manera:

La sumatoria de la evaluación técnica y económica dará como resultado la calificación final que servirá de base para la adjudicación.

Condiciones de pago

Confidencialidad y Propiedad de la Información

Toda la información generada y administrada será propiedad de La Fundación COACEHL, y el proveedor deberá guardar confidencialidad absoluta.

Supervisión y Coordinación

La supervisión del contrato estará a cargo de la Dirección Administrativa y Unidad Contable.

Enlace TDR: 
https://drive.google.com/file/d/1tj5hqLZL-4ASd8mlzST1SlvX2fqk0HKn/view?…

info@fundacioncoacehl.org yadeth.carias@fundacioncoacehl.org