Contratación de Servicios Contables Tercerizados

Términos de Referencia (TdRs)

Contratación de Servicios Contables Tercerizados

1. Antecedentes

La Fundación Hondureña de Ambiente y Desarrollo Vida, en el marco de la ejecución de proyectos financiados por cooperantes nacionales e internacionales, requiere fortalecer su gestión contable y financiera para asegurar el cumplimiento de los principios de transparencia, las disposiciones legales, tributarias, rendición de cuentas y normativas aplicables.

Este proceso se enmarca en el fortalecimiento institucional, incluyendo la mejora del sistema del control interno, la atención a las auditorías externas y evaluaciones de donantes, y la necesidad de contar con información financiera oportuna, confiable y alineada a las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF para PYMES), normativa tributaria hondureña y requerimientos específicos de cooperantes. 

En este contexto, se ha identificado la necesidad de contratar servicios contables tercerizados especializados que contribuyan a mejorar la eficiencia operativa, la segregación de funciones y la mitigación de riesgos financieros y administrativos.

2. Objetivo de la contratación

Contratar una firma o empresa especializada que brinde servicios contables integrales para garantizar:

• Registros contables oportunos, confiables y verificables

• Cumplimiento fiscal y tributario conforme a la normativa hondureña

• Generación de información financiera bajo NIIF para PYMES

• Fortalecimiento del sistema de control interno institucional

• Producción de reportes financieros por proyecto y fuente de financiamiento

3. Alcance de los servicios

3.1 Principios generales del Servicio

El proveedor deberá:

• Operar bajo estrictos principios de independencia, confidencialidad y ética profesional

• Trabajar en el sistema contable definido por la Fundación (ej. QuickBooks), sin generar sistemas paralelos

• Garantizar trazabilidad completa de cada transacción

• Asegurar el registro contable por proyecto, donante y fuente de financiamiento

• Mantener comunicación permanente con la Fundación

El proveedor deberá brindar acompañamiento en la transición o mejora del sistema contable institucional, según requerimientos de la Fundación, como en cualquier cambio de normativa contable financiera que la Fundación estime conveniente

3.2 Registro y gestión contable

• Carga inicial o revisión del catálogo contable alineado a NIIF para PYMES, vigente.

• Registro cronológico de todas las transacciones contables

• Validación previa de la documentación soporte antes de su registro

• Clasificación contable conforme a catálogo institucional

• Registro de provisiones, depreciaciones y amortizaciones

• Depuración e integración periódica de cuentas

• Manejo contable por centros de costo/proyectos

3.3 Conciliaciones y control de cuentas

• Conciliaciones bancarias mensuales

• Análisis y reportes de cuentas por cobrar y por pagar

• Validación de saldos contables vs documentación soporte

• Identificación y reporte de inconsistencias

3.4 Elaboración de estados financieros

• Estados financieros mensuales, trimestrales y anuales:

  • Estado de situación financiera

  • Estado de resultado integral

  • Estados de cambios en el patrimonio

  • Estado de flujo de efectivos

  • Notas a los estados financieros

• Reportes financieros por proyecto, donante o fuente de financiamiento

• Reportes de ejecución presupuestaria (presupuesto vs real) por proyecto, donante o fuente de financiamiento y presupuesto general de la Fundación Vida. 

3.5 Cumplimiento fiscal y tributario

• Preparación y presentación anual de:

  • Declaración de Impuesto sobre la venta

  • Declaración del Impuesto sobre la Renta, Activo Neto y Aportación Solidaria 

  • Informativa de Situación Financiera

  • Impuesto sobre Ganancias de Capital

• Asesoría básica en cumplimiento fiscal aplicable a ONG

3.6 Control interno y aseguramiento de calidad

El proveedor deberá:

• Implementar checklist de validación documental

• Verificar integridad y calidad de soportes antes del registro

• Emitir alertas sobre inconsistencias o riesgos detectados

• Proponer mejoras en procesos contables y financieros

• Apoyar el fortalecimiento de la segregación de funciones

3.7 Soporte a auditorías

• Preparación de información requerida por auditores externos

• Atención a requerimientos de auditoría

• Apoyo en conciliaciones y aclaraciones

3.8 Gestión documental

El proveedor deberá asegurar una adecuada gestión documental, garantizando la integridad, disponibilidad, trazabilidad y confidencialidad de la información contable de la Fundación.

Para ello, deberá:

• Organizar y mantener archivos contables físicos y digitales de forma ordenada, completa y cronológica.

• Garantizar el respaldo estructurado de la información en formato físico y digital, conforme a los lineamientos definidos por la Fundación.

• Preparar expedientes contables completos y auditables por proyecto, donante y período.

• Realizar revisiones presenciales periódicas (al menos una vez por semana) en las oficinas de la Fundación, para la validación de la documentación contable.

• No retirar documentos originales fuera de las instalaciones de la Fundación bajo ninguna circunstancia.

• Realizar la digitalización (escaneo) de documentos cuando sea necesario para fines de registro y archivo, asegurando su correcta identificación, legibilidad y trazabilidad.

• Almacenar toda la información digital generada en los repositorios oficiales definidos por la Fundación, evitando el uso de medios personales o externos no autorizados.

• El proveedor será responsable de la correcta gestión, manejo y conservación de la documentación contable durante el tiempo en que esta se encuentre bajo su revisión o procesamiento.

• Las copias digitales deberán ser fiel reflejo del documento original y mantenerse disponibles para revisión, sin sustituir la obligación de conservar los documentos físicos cuando aplique.

• Toda la documentación deberá estar disponible de forma inmediata ante requerimientos de auditoría interna, externa o de donantes.

• El proveedor deberá cumplir con las políticas de archivo, retención documental y confidencialidad definidas por la Fundación.

4. Niveles de servicio (SLA)

El proveedor deberá cumplir con los siguientes tiempos máximos:

• Registro contable: dentro de 72 horas posteriores a recepción de documentación completa
• Cierre contable mensual: máximo 3 días hábiles después del cierre del mes
• Conciliaciones bancarias: máximo 2 días hábiles posteriores al cierre
• Estados financieros: máximo 5 días hábiles posteriores al cierre
• Respuesta a consultas: máximo 24–48 horas

5. Responsabilidades de la Fundación

La Fundación será responsable de:

• Proporcionar documentación soporte completa y oportuna
• Definir el sistema contable a utilizar
• Designar un enlace institucional
• Revisar y aprobar los entregables

6. Productos esperados

El proveedor deberá entregar:

• Registros contables completos y verificables
• Libros contables (diario, mayor, balanza de comprobación)
• Conciliaciones bancarias mensuales
• Estados financieros completos: mensuales, trimestrales y anuales
• Reportes presupuestarios (ejecución vs plan), definir prioridad, puede ser trimestral
• Reportes financieros por proyecto/donante
• Declaraciones fiscales anuales presentadas
• Informes de observaciones y recomendaciones

7. Restricciones y segregación de funciones

El proveedor:

• No tendrá facultades de autorización de pagos
• No manejará fondos ni cuentas bancarias
• No sustituye las funciones de control interno de la Fundación

8. Propiedad de la información

Toda la información contable, registros, bases de datos y documentación generada será propiedad exclusiva de la Fundación Vida.

El proveedor deberá garantizar que la información contable sea accesible en todo momento para la Fundación, evitando cualquier dependencia tecnológica o de acceso restringido.

9. Duración del contrato

• 12 meses, renovables según evaluación del servicio.

10. Perfil del proveedor

• Firma legalmente constituida en Honduras
• RTN y permisos vigentes
• Profesionales colegiados
• Experiencia comprobada con ONG o cooperación internacional
• Conocimiento sólido en NIIF para PYMES
• Capacidad operativa demostrable (equipo asignado)
• Referencias verificables

11. Forma de pago

• Pago mensual contra entrega y aprobación de productos
• Sujeto a cumplimiento de niveles de servicio

12. Evaluación de desempeño

El proveedor será evaluado trimestralmente considerando:

• Cumplimiento de tiempos
• Calidad de la información
• Nivel de soporte brindado
• Cumplimiento de obligaciones fiscales

El incumplimiento reiterado de los niveles de servicio o de la calidad esperada podrá dar lugar a la terminación anticipada del contrato, previa notificación formal.

13. Consideraciones para la propuesta técnica y financiera 

Propuesta Técnica:

La propuesta técnica deberá detallar de manera clara y estructurada la metodología de trabajo para la prestación de los servicios contables tercerizados, incluyendo la descripción de los procesos, herramientas y sistemas a utilizar para el registro, control y reporte de la información financiera. Asimismo, deberá especificar el alcance de los servicios ofrecidos, el plan de trabajo con cronograma de actividades, los mecanismos de control de calidad, y la estrategia para asegurar el cumplimiento de la normativa fiscal hondureña y de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para las PYMES. La propuesta deberá incluir también la composición del equipo técnico asignado, indicando perfiles profesionales, experiencia relevante (especialmente en organizaciones sin fines de lucro) y roles específicos, así como la capacidad operativa del proveedor para garantizar la continuidad y oportunidad del servicio

Propuesta Financiera:

La propuesta financiera deberá presentarse de forma clara, detallada y desglosada, indicando el costo total del servicio y su estructura (honorarios mensuales u otra modalidad), incluyendo todos los gastos asociados a la ejecución del contrato. Debe incluir costo por número de transacciones contables en dos escenarios:  de 1 a 74 y de 75 a 150.  Deberá especificar las condiciones de pago, impuestos aplicables conforme a la legislación hondureña, y cualquier otro costo adicional que pudiera generarse. Asimismo, deberá mantenerse vigente por un período mínimo definido en los Términos de Referencia y reflejar una relación costo-beneficio adecuada en función del alcance de los servicios requeridos. La propuesta deberá presentarse en moneda local (Lempiras) y cumplir con los requisitos fiscales establecidos para la emisión de facturación válida en Honduras. 

14. Cláusula de salida

El contrato podrá ser terminado por cualquiera de las partes con un preaviso de 30 días, sin penalidades desproporcionadas, sujeto al cumplimiento de obligaciones pendientes.

15. Reserva de derechos institucionales

La Fundación Hondureña de Ambiente y Desarrollo Vida se reserva el derecho de:

• Modificar, suspender o cancelar el presente proceso en cualquier momento, sin que ello genere obligación alguna de adjudicación.

• Solicitar aclaraciones o información adicional a los proponentes durante el proceso de evaluación.

• Rechazar cualquiera o todas las propuestas recibidas, total o parcialmente, sin necesidad de expresar causa.

• Declarar desierto el proceso si lo considera conveniente a sus intereses institucionales.

La publicación de los presentes Términos de Referencia y la recepción de propuestas no constituye compromiso ni obligación alguna para la Fundación de adjudicar o suscribir contrato, ni de cubrir costos incurridos por los proponentes en la preparación y presentación de sus ofertas.

16. Recepción de ofertas

Las propuestas deberán ser enviadas en formato digital (PDF) al siguiente correo electrónico:

fvida@fundacionvida.org 

Indicando en el asunto: “Propuesta – Contratación de Servicios Contables Tercerizados”

Fecha límite de recepción: 7 de mayo 2026, 4 pm

No se considerarán propuestas recibidas posterior a la fecha y hora establecidas.

17. Consultas y aclaraciones

Los oferentes podrán realizar consultas o solicitar aclaraciones sobre los presentes Términos de Referencia a través del correo electrónico indicado, hasta el 30 de abril 2026

Las respuestas serán compartidas de manera uniforme a todos los interesados, a fin de garantizar la transparencia del proceso.