Oficial de proyecto/Especialista de operaciones ASA2

DESCRIPCIÓN DE PUESTO CRS

Nombre del Puesto: Oficial de Proyecto 

Departamento: Programas

Banda: 7

Se Reporta A: Sub-gerente de Finanzas y Operaciones ASA 2

País/Ubicación: Guatemala, Honduras, Nicaragua, México (Oaxaca)

1. Resumen del Puesto: 

Como miembro del equipo de operaciones para ASA 2, usted dará seguimiento a las actividades del proyecto, apoyará a la Gerencia en los procesos administrativos, financieros, recursos humanos y de operaciones en apoyo al trabajo de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Mantendrá alto nivel de comunicación con los miembros del equipo. Su enfoque minucioso y orientado al servicio asegurará que el proyecto aplique de manera consistente las mejores prácticas y trabaje constantemente hacia mejorar el impacto de sus beneficios hacia aquellos a los que servimos. 

2. Roles y responsabilidades clave

• Dar seguimiento y asegurar el cumplimiento de los procedimientos logísticos de compras de bienes y servicios, incluyendo la gestión de insumos y cualquier requerimiento presentado por el personal técnico de ASA 2 y el equipo de liderazgo. Garantizar que todas las adquisiciones se realicen conforme a la política de compras vigente de CRS y dentro de los estándares de transparencia, eficiencia y calidad establecidosCoordinar y organizar reuniones, capacitaciones y actividades operativas vinculadas a la iniciativa, gestionando la logística necesaria (espacios, materiales, servicios, proveedores, entre otros). Asegurar que cada actividad cuente con los recursos requeridos y se ejecute de manera oportuna y efectiva, en coordinación con los equipos solicitantes.

• Brindar apoyo a las carteras de compras y consultorías en la sede y en los países donde opera ASA 2, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la adecuada preparación de solicitudes y documentación requerida. Gestionar procesos administrativos en coordinación con el área de adquisiciones, tales como; creación y seguimiento de requisiciones, aprobaciones de las mismas, elaboración de reportes de recepción, consolidación de documentación para pagos, control de gastos de ASA 2 y reportes de ejecución y compromisos. 

• Colaborar estrechamente con el Subgerente de Finanzas y Operaciones de ASA 2 y con el personal técnico para asegurar que las operaciones de ASA 2 tengan un grado de cumplimiento óptimo, conforme a los planes de implementación establecidos. 

• Consolidar y actualizar la información de compras de los países, incluyendo el plan de compras, para apoyar la proyección de gastos, analizar el flujo de efectivo y anticipar las necesidades de contratación de consultorías. 

• Apoyar la coordinación e implementación de todas las actividades que están descritas en el plan detallado de implementación en línea con los principios y estándares de calidad de programa de CRS, requisitos de los donantes y las buenas prácticas. 

• Dar seguimiento y reportar sobre cualquier desafío y/o vacío identificado en cualquiera de las diferentes áreas operacionales para informar ajustes a planes y presupuestos.

• Manejar de forma ágil, fluida y confidencial la información y comunicación, así como todos los requerimientos de socios y organizaciones involucradas con el proyecto.

• Monitorea periódicamente la actualización de la información del proyecto en el sistema Gateway, Teams y One Drive. 

• Apoyar al equipo ASA 2 con el ingreso de requisiciones y otras responsabilidades administrativas para procesos que afecten el presupuesto regional en los programas de país en los que el proyecto tiene intervenciones en apoyo con el global preparar. 

•  Dar seguimiento en el proceso de elaboración, aprobación y firma de convenios de subreceptor de fondos, convenios de donación, adendas, cartas de acuerdo, sub-acuerdos y enmiendas, MOU, según sea solicitado, Realizar trabajo conjunto con el equipo MEAL de ASA 2 de los diferentes países para mantener datos actualizado sobre monitoreos, datos del proyecto, avances y ejecución presupuestaria, así como brindar acompañamiento a Socios cuando sea requerido etc. 

3. Antecedentes, Experiencia y Requisitos:

Educación y Experiencia

•  Título universitario de Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas o carrera a fin. Años de experiencia pueden sustituir título universitario. 

• Mínimo 2 años de experiencia laboral en soporte de proyectos, de preferencia en procesos de consultoría, revisión y ejecución presupuestaria y e informes financieros, así como experiencia de trabajo en ONG y trabajo multipaís es una ventaja

• De preferencia contar con experiencia en manejo de fondos de diferentes donantes. 

• Experiencia en revisiones presupuestarias, revisión de informes financieros, control de gastos, procesos administrativos y financieros. 

• Experiencia en trabajo con socios 

Habilidades Personales

• Habilidades de observación, escucha activa y análisis con capacidad para formarse juicios sensatos. 

• Buenas habilidades de gestión de relaciones y capacidad para trabajar efectivamente con socios locales y miembros de la comunidad. 

• Atención al detalle, exactitud y puntualidad en la ejecución de responsabilidades asignadas. 

• Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados. 

• Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio. 

• Alta habilidad para diseñar estrategias y planes de trabajo. 

• Excelentes habilidades de comunicación, de negociación oral y escrita. 

• Excelente habilidad para establecer prioridades. 

• Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles 

• Manejo de paquetes de de MS Office (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)

Idiomas requeridos:

• Español

• Inglés en nivel medio será de ventaja. 

Disponibilidad para viajar:

• Debe estar dispuesto y ser capaz de viajar hasta 25%. 

4. Relaciones Laborales Clave: 

• Internas: Equipo del proyecto ASA 2, asistentes, especialistas, personal de la plataforma, equipos de Operaciones de Programas de Pais, HQ GSCM y GPR, DRD/Ops, Director de ASA 2, RD.

• Externas: Socios, consultores, aliados.

   

5. Competencias Institucionales (para todo el Personal de CRS):

Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.

• Integridad
• Rendición de cuentas y mayordomía
• Construye Relaciones
• Desarrolla Talento
• Mejora e innovación constantes
• Mentalidad estratégica

Descargo de Responsabilidad: 

Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local.

Al solicitar este trabajo, es entendido y reconocido que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, es entendido que, si es un candidato exitoso, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes, y sus referencias personales/profesionales se solicitarán para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia anterior.

Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.

Empleador con Igualdad de Oportunidades.