Oficial Junior de finanzas y administración

 Finance and Administration Junior Officer

About Palladium

Palladium develops and delivers innovative, locally relevant, evidence-based solutions to improve the health and well-being of people around the world. Since 1971, we have assisted governmental and non-governmental agencies, foundations, and the private sector by designing, implementing, and evaluating programs in HIV/AIDS, sexual and reproductive health, population and family planning, maternal and child health, infectious diseases, and gender. Palladium has deep expertise in policy and advocacy, research and strategic information, health markets and private sector engagement, modeling and economic analysis, patient monitoring and management/HMIS, strategic consulting, and program management.

Position Summary:

Palladium is seeking a Finance and Administrative Officer to support Palladium Group Honduras Operations. The position will assist the finance, accounting and administration, and reporting on the project, including budget administration, accounting, banking, cash management, procurement and financial reporting, and will work in close collaboration with the Finance and Administration Manager. 

Location: Tegucigalpa, Honduras

Reports to: Finance and Administration Manager.

Key Responsibilities:

General Administrative Support:

• Provide administrative support to ensure efficient operation of the project.

• Assist in the organization and maintenance of files, records, and documents.

• Handle incoming and outgoing correspondence, including emails, phone calls, and mail.

• Assist in the organization of office events and meetings, including setting up conference rooms and arranging catering.

Data Entry and Recordkeeping:

• Maintain and update records, including contact lists, inventory, and office supplies.

Finance Management:

• Maintain complete, accurate, and timely records, ensuring proper filing of supporting documents both hard and soft copies.

• Ensure adherence to all established administrative and financial policies and standard operating procedures (SOPs) by Palladium.

• Participate in internal and external audits, as necessary.

Assistance to Senior Management:

• Provide administrative support to management as required.

• Assist in preparing materials for meetings and presentations.

• Handle confidential information with discretion and always maintain confidentiality.

Qualifications:

• A bachelor’s degree (minimum), in Accounting, Business Management, or another relevant field.

• At least 2 years of work experience in broader finance and administration management with an international organization, including office management, HR, finance, IT, and logistics.

• Detail-oriented and deadline-driven with strong organizational skills and ability to work in a dynamic and agile environment with changing requirements and priorities. 

• Demonstrated ability to work effectively as a member of a fast-moving and multicultural team 

• Strong proficiency with Microsoft Office suite applications

• QB proficiency desirable

• Excellent interpersonal, written and verbal communication skills.

• Sound problem solving and decision-making skills.

Oficial Junior de finanzas y administración

Acerca de Palladium

Palladium desarrolla y ofrece soluciones innovadoras, relevantes a nivel local y basadas en la evidencia para mejorar la salud y el bienestar de las personas en todo el mundo. Desde 1971, hemos ayudado a organismos gubernamentales y no gubernamentales, fundaciones y al sector privado mediante el diseño, la implementación y la evaluación de programas relacionados con el VIH/SIDA, la salud sexual y reproductiva, la población y la planificación familiar, la salud materno infantil, las enfermedades infecciosas y el género. Palladium tiene una amplia experiencia en políticas y promoción, investigación e información estratégica, mercados de la salud y participación del sector privado, modelización y análisis económico, seguimiento y gestión de pacientes/HMIS, consultoría estratégica y gestión de programas.

Resumen del puesto:

Palladium busca un responsable financiero y administrativo para apoyar las operaciones de Palladium Group en Honduras. El puesto consistirá en prestar apoyo en las áreas de finanzas, contabilidad y administración, y en la elaboración de informes sobre el proyecto, incluyendo apoyo elaboración del presupuesto, contabilidad, gestión de bancos, gestión de efectivo, las adquisiciones y la información financiera, trabajará en estrecha colaboración con el Gerente financiero y administrativo. 

Ubicación: Tegucigalpa, Honduras.

Reporta al: Gerente financiero y administrativo.

Responsabilidades principales:

Apoyo administrativo general:

• Proporcionar apoyo administrativo para garantizar el funcionamiento eficiente del proyecto.

• Ayudar en la organización y el mantenimiento de archivos, registros y documentos.

• Gestionar la correspondencia entrante y saliente, incluidos los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y el correo postal.

• Ayudar en la organización de eventos y reuniones de la oficina, incluida la preparación de salas de conferencias y la organización del catering.

Introducción de datos y mantenimiento de registros:

• Mantener y actualizar los registros, incluyendo listas de contactos, inventario y material de oficina.

Gestión financiera:

• Mantener registros completos, precisos y actualizados, asegurando el archivo adecuado de los documentos justificativos, tanto en formato físico como electrónico.

• Garantizar el cumplimiento de todas las políticas administrativas y financieras establecidas y los procedimientos operativos estándar (SOP) de Palladium.

• Participar en auditorías internas y externas, según sea necesario.

• Proporcionar apoyo administrativo a la dirección según sea necesario.

• Ayudar en la preparación de materiales para reuniones y presentaciones.

• Manejar la información confidencial con discreción y mantener siempre la confidencialidad.

• Licenciatura (como mínimo) en Contabilidad, Administración de Empresas u otro campo relevante.

• Al menos 2 años de experiencia laboral en gestión financiera y administrativa general en una organización internacional, incluyendo gestión de oficinas, recursos humanos, finanzas, IT y logística.

• Orientación al detalle y al cumplimiento de plazos, con sólidas habilidades organizativas y capacidad para trabajar en un entorno dinámico y ágil con requisitos y prioridades cambiantes. 

• Capacidad demostrada para trabajar eficazmente como miembro de un equipo multicultural y en constante evolución. 

• Sólidos conocimientos de las aplicaciones de Microsoft Office.

• Se valorarán conocimientos de Quickbooks.

• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación escrita y verbal.

• Sólidas habilidades para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Asistencia a la alta dirección:

Requisitos:

• Licenciatura (como mínimo) en Contabilidad, Administración de Empresas u otro campo relevante.

• Al menos 2 años de experiencia laboral en gestión financiera y administrativa general en una organización internacional, incluyendo gestión de oficinas, recursos humanos, finanzas, IT y logística.

• Orientación al detalle y al cumplimiento de plazos, con sólidas habilidades organizativas y capacidad para trabajar en un entorno dinámico y ágil con requisitos y prioridades cambiantes. 

• Capacidad demostrada para trabajar eficazmente como miembro de un equipo multicultural y en constante evolución. 

• Sólidos conocimientos de las aplicaciones de Microsoft Office.

• Se valorarán conocimientos de Quickbooks.

• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación escrita y verbal.

• Sólidas habilidades para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

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