“Prestación de Servicios para la Gestión Operativa de Patrocinio: Correspondencia y Perfiles de Participantes- Multipaís”

ChildFund International es una organización no gubernamental de desarrollo que contribuye para que la infancia, niñez y juventud que vive en situaciones de carencia, exclusión y vulnerabilidad tengan la capacidad de mejorar sus vidas.
Los programas y proyectos que ofrece se ejecutan gracias al apoyo de donantes individuales o patrocinadores internacionales. Los donantes mantienen una comunicación uno a uno a través de correspondencia con los participantes (niños, niñas, adolescentes y jóvenes) en los países en los que trabajamos en Centro y Sudamérica: Bolivia, Brasil, Ecuador, Guatemala, Honduras y México.
Como parte de su proceso de mejora continua, ChildFund busca contratar una empresa legalmente constituida que cuente con la capacidad operativa para prestar servicio logístico de procesamiento de piezas comunicacionales para el patrocinio de participantes incluyendo gestión de correspondencia y gestión de perfiles de participantes (redacción y edición de narrativas). El patrocinio se basa en una relación uno a uno, entre el patrocinador y participante que patrocina de la cual se generan comunicaciones, en inglés, en español, en portugués y en menor cantidad en francés y alemán. La información de los participantes (perfiles) y las comunicaciones son administradas en sistemas previamente establecidos y
autorizados por ChildFund y manejados bajo estrictas normas de confidencialidad establecidas también por la organización y con fin primordial de la protección de la niñez participante, sus familias y patrocinadores.
Es para estos procesos de manejo de las comunicaciones y de los perfiles de los participantes que ChildFund está en busca de un proveedor calificado para brindar los servicios mencionados. ChildFund International en Bolivia, Brasil, Ecuador, Guatemala y Honduras tiene alrededor de 88.000 participantes inscritos, de los cuales 66.000 cuentan con patrocinadores. Según nuestras proyecciones, manejamos alrededor de 286.000 piezas entre correspondencias y perfiles en 12 meses, haciendo un aproximado de 23.000 piezas por mes. Cabe enfatizar que presentamos cantidades en base a proyecciones y que, por lo tanto, las cantidades pueden ser variables, por lo que la empresa debe adaptarse a los cambios
de demanda (época alta vs. época baja) para cumplir con los tiempos y estándares, previa coordinación con estas Oficinas de País.
El adjudicatario deberá garantizar la capacidad operativa necesaria para absorber incrementos progresivos en la demanda regional. Específicamente, se contempla la incorporación de Brasil bajo un esquema de volumen trimestral progresivo, así como la integración de México a partir de octubre 2026 como fase Piloto. El servicio debe prever la escalabilidad de recursos técnicos y humanos para asegurar el cumplimiento de los acuerdos sin interrupciones. Más adelante se brinda mayores detalles de volúmenes que la  empresa deberá prever.
Cabe subrayar que el procesamiento de todas las piezas será desarrollado en los sistemas proporcionados por ChildFund.
La empresa proveedora deberá acatar la normativa vigente sobre protección de datos personales en cada país donde preste el servicio. En caso de que no exista una regulación específica en el país correspondiente, deberá seguir los lineamientos establecidos por la organización, garantizando la confidencialidad, seguridad y uso adecuado de la información de participantes y patrocinadores. Esto implica utilizar plataformas seguras con mecanismos de cifrado, restringir el acceso solo al personal autorizado y capacitado, con credenciales individuales e implementar medidas efectivas para prevenir y responder ante incidentes de
seguridad. Se deben respetar principios universales como el consentimiento informado, la finalidad específica del tratamiento y la minimización de datos. Además, el proveedor deberá evaluar periódicamente.