Servicios alimentación

A.    Antecedentes 
Nos empeñamos en promover los derechos de la niñez y la igualdad para las niñas en todo el mundo. Como una organización independiente de desarrollo y humanitaria, trabajamos con la niñez, la juventud y nuestros socios para abordar las profundas causas de las desigualdades de género y la opresión que frenan a las niñas y las mujeres jóvenes y les impiden ser ciudadanas y líderes plenas. Promovemos y defendemos los derechos de la niñez desde su nacimiento hasta su vida adulta y los preparamos para afrontar las adversidades en contextos de crisis humanitarias. Fomentamos cambios en la práctica y en las leyes y políticas a escala local, nacional y mundial con nuestra experiencia y conocimientos. Desde hace más de 80 años, forjamos sólidas alianzas en favor de la niñez y tenemos presencia activa en más de 75 países en el mundo.

En Honduras desde hace 45 años se implementan proyectos y programas bajo dos modalidades principalmente: Una implementación directa, para lo cual se cuenta con equipos técnicos en cada una de las regiones donde se implementan acciones y la otra modalidad, a través de asocios con organizaciones locales, con las que se firman acuerdos de colaboración para la implementación indirecta de acciones.

En este sentido se han definido los presentes Términos de Referencia, cuyo propósito central es el de recibir ofertas que brinden servicios de alimentación para una serie de actividades y eventos que se realizan a en la zona sur del país. Inicialmente los servicios se requieren para un año calendario, con expectativa de renovación para dos años adicionales, sujeto a la evaluación de satisfacción que se realice.

B.    Objetivos

    El servicio tiene como objetivo garantizar el suministro de alimentos y bebidas preparados bajo el rubro de “Servicios de Alimentación”, para ser utilizados en las actividades de capacitación de los diferentes proyectos implementados por Plan International en la Oficina Territorial de Choluteca, incluyendo la provisión de desayunos, almuerzos, coffee breaks, (con sus respectivas bebidas) o refacciones cocinados y listos para el consumo según las necesidades específicas de cada actividad, según los menú adjunto a estos TDR y que forman parte integra del mismo.

    Se espera que los prestadores del servicio seleccionados celebren un contrato formal con Plan International Honduras, que será sobre una base de compromiso durante un período máximo del acuerdo de 3 años.

C.    Entregables

a.    Se suscribirá un contrato de Suministro a Largo Plazo entre Plan International y el Proveedor(es) seleccionado(s) por el plazo de 01 año, que se podrá ampliar mediante cruce de cartas 01 año adicional siempre y cuando se mantengan los precios o se acuerden variaciones mínimas. En dicho contrato se especificará la relación de ítems con un precio fijo establecido y sobre los cuales se podrán hacer compras recurrentes durante el periodo del contrato sin proceso de cotizaciones.
b.    El área de Cadena de Suministro de Plan International a través de las Oficiales de Compras, remitirá los pedidos de refacciones, almuerzos al proveedor seleccionado por cada requerimiento recibido de sus diferentes áreas internas indicando CANTIDAD, FECHA, HORA y LUGAR de entrega de los pedidos. El proveedor deberá asignar una persona de contacto para la atención de los pedidos a realizar por Plan International.
c.    Una vez recibido el pedido, el proveedor seleccionado deberá reconfirmar el pedido y disponibilidad de atención, respetando los precios otorgados en el presente proceso de licitación y establecidos en el contrato. 
d.    Una vez confirmada la disponibilidad de atención, Plan International procede a la emisión de la Orden de Compra respectiva, por el total de refacciones o almuerzos requeridos indicando los plazos y lugar de entrega acordados.
e.    El proveedor procede a la entrega de los suministros / servicios solicitados en la Orden de Compra previa coordinación con la persona de contacto de Plan International autorizada para la recepción de los pedidos. En caso de diferencia o entrega de ítems defectuosos, vencidos, o no solicitado, Plan International procede a la devolución de los mismos e informar al proveedor.
f.    El proveedor deberá garantizar que los alimentos (desayunos, almuerzos, Coffe break o meriendas, con sus respectivas bebidas) sean entregados en perfectas condiciones, asegurando su frescura, calidad y presentación adecuada al momento de la entrega.
g.    El proveedor una vez entregado los refrigerios con la conformidad de Plan International, remite factura con CAI al oficial de compras de la cadena de suministros, la misma que debe coincidir con la Orden de Compra emitida, tanto en cantidades como en importe.
h.    Plan International, procederá a gestionar el pago de cada pedido, considerando 15 días desde la fecha de recepción de factura y entrega de la alimentación.
i.    Plan International realizará evaluaciones frecuentes de cumplimiento del proveedor. En caso de incumplimientos continuos se evaluará la continuidad o se dará por cancelado el contrato de suministro a largo plazo.
D.    Alcance del Trabajo
El proveedor deberá brindar los diversos servicios de alimentación con puntualidad en los lugares pactados, en un ambiente grato de acuerdo a los estándares de higiene y seguridad alimentaria 
El suministro de servicios de alimentación, que incluye desayunos, almuerzos, coffee breaks o refacciones, será solicitado por el área de Cadena de suministros. El proveedor seleccionado deberá comprometerse a realizar las entregas en los lugares donde se lleven a cabo los eventos de capacitación, incluso si estos se encuentran en comunidades lejanas o de difícil de acceso, dentro del área de intervención de los programas y proyectos.
Se valorará la capacidad de los proveedores, especialmente pequeñas empresas locales, para adaptarse a las necesidades logísticas de estos eventos, garantizando alimentos preparados y entregados de manera oportuna y en buen estado.

E.      Duración del servicio y/o plazo de entrega
El servicio de suministro de alimentos y bebidas que se enmarcan en el rubro de “Servicios de Alimentación”; tendrá una duración inicial de 01 año, contados desde la fecha de suscripción del acuerdo y podrá ser renovado por un año adicional de manera directa siempre y cuando se mantengan los precios del primer proceso o se negocie un incremento mínimo. En caso de variación de precios, se deberá realizar un nuevo proceso de competencia de cotizaciones.

F.    Perfil y requisitos mínimos de los proveedores / profesionales

Empresas del sector de restaurantes, incluyendo establecimientos de comida preparada y servicios de alimentación, debidamente registradas y autorizadas por las autoridades competentes en la República de Honduras.

Contar con infraestructura adecuada y un sistema de distribución eficiente.

En el caso de empresas, poseer un Certificado de Registro Mercantil actualizado y cualquier otra licencia o permiso aplicable al sector.

Experiencia mínima de 3 años en la provisión de productos del rubro.

Asegurar que sus accionistas, directores y funcionarios con capacidad de decisión no tengan relaciones de parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad con gerentes, directores, o funcionarios de Plan International Honduras.

La empresa no deberá haber sido sancionada por el Servicio de Administración de Rentas de Honduras -SAR- ni tener omisiones o sanciones tributarias registradas al momento de la contratación.

Los accionistas de la empresa no deberán tener antecedentes penales ni haber estado involucrados en acciones que hayan comprometido la integridad de niños, niñas y adolescentes.

G.    Criterios de selección 
Todas las propuestas serán evaluadas de acuerdo a los siguientes criterios y pesos de 

Notas: 
- Respecto al Criterio relacionado a Aspectos de Género (deberá adjuntarse evidencia).
- Plan Internacional no será responsable por cualquier costo incurrido en la preparación de propuestas por parte de los consultores/proveedores, quienes participan de manera voluntaria.

H.    Presentación de propuestas / consultas 
            Las propuestas técnicas y económicas deberán considerar lo siguiente:

PROPUESTA TÉCNICA: 
Carta de presentación con información sobre la empresa o persona, incluyendo los servicios que ofrecen, su cartera de clientes y los beneficios adicionales que brindan.
PROPUESTA ECONÓMICA:
a)    Cotización/precios de las opciones de menú ofrecidos: Deberá ser por precio unitario e incluyendo impuestos de ley. 
b)    Se deberá considerar materiales de envases eco amigables

Las consultas y envío de propuestas se podrán realizar a través de correo electrónico a nombre de:  consultorias.honduras@plan-international.org con copia a Katherine.bu@plan-international.org, o por entrega física en sobre cerrado y sellado en oficinas de Plan Honduras en Choluteca ubicada en barrio “El Aterrizaje”, de la Ciudad de Choluteca; de acuerdo al cronograma detallado en el numeral I.

Nota: Propuestas enviadas a cualquier otro correo o destinatario diferente al antes mencionado, o por WhatsApp invalidarán su participación y no serán considerados.

Nota: El presente cronograma puede cambiar, por situaciones de contexto del país y conforme el proceso de selección avance. 
J.    Evaluación de propuestas 
Plan International realizará la evaluación de propuesta en base a los criterios y pesos de selección detallados en el inciso G. y de acuerdo a sus procesos internos y monto del servicio/adquisición, se formará un Comité multidisciplinario.

A discreción de Plan International, se invitará a lo(a)s proveedores(a)s finalistas a discutir sus respectivas propuestas con más detalle.

Plan International tiene la libertad de:
•    Aceptar toda, o solo parte, de cualquier propuesta enviada.
•    No aceptar las propuestas.
•    Volver a publicar esta Solicitud de Cotización.

Plan International se reserva el derecho de mantener en confidencialidad las circunstancias que han sido consideradas para la selección de ofertas. 
Parte del proceso de evaluación podría incluir una presentación por parte del proveedor(a).
La relación calidad-precio es muy importante para Plan International, pues cada lempira ahorrado es dinero que podemos usar en nuestro trabajo humanitario y de desarrollo a través del mundo en pro de la niñez hondureña.

Se llevarán a cabo visitas y revisiones técnicas a los locales o instalaciones con el objetivo de evaluar su estado actual.

K.    Selección de proveedor / consultor y términos del contrato  
El proveedor/consultor seleccionado, una vez comunicado de la adjudicación del proceso, deberá remitir la siguiente documentación para su registro en la base de datos de proveedores de Plan Internacional:
Personas jurídicas o empresas legalmente constituidas: 
Una persona jurídica o empresa legalmente constituida es una entidad conformada por una, dos o más personas que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de la empresa creada. Para este tipo de proveedores se requieren los siguientes respaldos: 
•    Escritura de constitución. 
•    Permiso de operación vigente. 
•    Copia de Registro Tributario Nacional (RTN). 
•    Última declaración de Impuestos sobre ventas presentada ante la SAR o su Solvencia Fiscal (Pagos a cuenta vigente). 
•    Copia de factura comercial. 
•    Firma de Código de Conducta para Proveedores/Consultores/Contratistas (Ver anexo “A”). 
•    Formato de aceptación de pago electrónico
•    Carta de compromiso de prestadores de servicio (Anexo)

Personas naturales o comerciantes individuales: 
Una persona natural o comerciante individual es aquella asume derechos y cumple obligaciones a título personal. Para este tipo de proveedores se requieren los siguientes respaldos: 
•    Copia de tarjeta de identidad. 
•    Copia de Registro Tributario Nacional (RTN). 
•    Solvencia municipal. 
•    Constancia de antecedentes penales. 
•    Copia de factura comercial. 
•    Firma de Código de Conducta para Proveedores/Consultores/Contratistas 
•    Formato de aceptación de pago electrónico
•    Carta de compromiso de prestadores de servicio (Anexo)

Adicional Plan International estará realizando el escaneo para:
    ATS – Filtro antiterrorismo, lavado de activos y otros a nivel internacional.

En caso de tener algún registro no favorable no podrá continuarse con el paso de contratación a pesar de haberse adjudicado el proceso.
De estar todo conforme, se procederá a la suscripción del contrato-acuerdo de largo plazo respectivos que corresponda y/o firma de Orden de Compra.