TDR Asistente Administrativo - San Pedro Sula, Cortés

Términos de Referencia para la contratación de servicios de profesionales

1. Información General

Título del puesto: Asistente administrativo

Ubicación: San Pedro Sula, Cortés

Tipo de contrato: Servicios profesionales

Duración: 4 meses

Dedicación: Tiempo completo

Reporta a: Especialista de Protección

2. Antecedentes

En el marco de la implementación del proyecto: Respuesta humanitaria para desplazados internos y migrantes retornados con necesidades de protección en Honduras, se busca contribuir a salvar vidas, mejorar las condiciones de vida y proteger a las personas desplazadas afectadas por los desastres, la violencia y los migrantes retornados con necesidades de protección en cuatro (4) distintos municipios de los departamentos de Cortés y Colón. Esto en estrecha colaboración con la Oficina del Coordinador Residente, los sectores relacionados, el Gobierno Nacional y los gobiernos locales, así como agencias de Naciones Unidas, ONG internacionales y Organizaciones de Sociedad Civil (OSC) locales.

3. Objetivo del puesto

Brindar apoyo administrativo y financiero eficiente, transparente y oportuno, liderando los procesos de compras, pagos a proveedores, cotización de bienes y servicios, apoyo logístico y elaboración de reportes financieros, de conformidad con las políticas institucionales y los lineamientos de los donantes.

4. Funciones y responsabilidades
   1. Compras y adquisiciones

• Gestionar los procesos de cotización, comparación y adquisición de bienes y servicios conforme a políticas institucionales.
• Solicitar y analizar al menos tres cotizaciones por proceso, cuando aplique.
• Elaborar órdenes de compra y dar seguimiento a entregas.
• Verificar que los bienes y servicios cumplan con las especificaciones técnicas.
  1. Pagos y relación con proveedores
• Coordinar y dar seguimiento a pagos a proveedores.
• Verificar documentación soporte (facturas, contratos, actas de recepción).
• Mantener actualizado el registro de proveedores.
• Dar seguimiento a cuentas por pagar.
  1. Apoyo logístico
• Apoyar la logística de actividades, eventos y talleres (transporte, alimentación, alquileres, materiales).
• Coordinar reservas, contrataciones y entregas con proveedores.
• Apoyar la gestión de viáticos y reembolsos.
  1. Gestión financiera y reportes
• Apoyar la elaboración de reportes financieros periódicos.
• Registrar y organizar documentación contable y administrativa.
• Apoyar el control de ejecución presupuestaria.
• Facilitar información para auditorías internas y externas.
  1. Gestión administrativa general
• Mantener orden y archivo físico y digital de documentos.
• Apoyar el cumplimiento de políticas administrativas y financieras.
• Coordinar con el equipo técnico y financiero del proyecto.

5. Productos esperados

• Procesos de compras documentados y completos.
• Pagos a proveedores gestionados oportunamente.
• Reportes financieros mensuales/trimestrales.
• Archivos administrativos y financieros organizados.
• Informes de apoyo logístico realizados.

6. Perfil requerido
7. Formación académica

• Estudios universitarios en Administración de Empresas, Contaduría, Finanzas o carreras afines.
• Deseable formación técnica en compras o administración.

2. Experiencia

• Mínimo 1 año de experiencia en funciones administrativas y financieras.
• Experiencia en procesos de compras, pagos y logística.
• Deseable experiencia en proyectos financiados por donantes.

3. Conocimientos técnicos

• Procesos de adquisiciones y cotizaciones.
• Gestión administrativa y financiera básica.
• Elaboración de reportes financieros.
• Control de documentación y archivo.
• Manejo de Excel y herramientas administrativas.

7. Competencias y habilidades

• Organización y atención al detalle.
• Capacidad de planificación y seguimiento.
• Comunicación efectiva.
• Trabajo en equipo.
• Ética, confidencialidad y transparencia.

8. Requisitos adicionales

• Disponibilidad para trabajo de campo.
• Manejo básico de herramientas digitales (Excel, sistemas contables, u otras).
• Compromiso con políticas de ética, salvaguarda y PSEA.

9. Principios y políticas aplicables

• El/la Asistente administrativa deberá cumplir con:
• Código de conducta institucional
• Política de salvaguarda y PSEA
• Política de protección de datos y confidencialidad
• Políticas administrativas y financieras institucionales.
• Políticas de transparencia y prevención de fraude.

10. Duración y condiciones

Contrato por servicios profesionales sujeto a renovación de acuerdo con la disponibilidad de fondos. Sede de trabajo ubicada en San Pedro Sula.